Presseverteiler: Der Schlüssel zu erfolgreicher Fachpressearbeit

Fachpressearbeit ist ein wichtiger Baustein, um Aufmerksamkeit auf Ihr Unternehmen und Ihre Produkte zu lenken. Herzstück und Grundlage erfolgreicher Fachmedienarbeit ist der Presseverteiler.  Denn aktuelle und relevante Presseverteiler sind der Schlüssel zu einer effektiven Kommunikation mit Redakteuren und Meinungsmachern und sorgen dafür, Ihre Botschaft gezielt zu verbreiten. Wir werden Ihnen zeigen, welche Fehler vermieden werden sollten und worauf Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Kontakte achten müssen. Lassen Sie sich von unserem Artikel inspirieren und entdecken Sie die Kraft eines gut gepflegten Presseverteilers. Wir zeigen Ihnen, welche Fehler Sie vermeiden und worauf Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Kontakte achten sollten.

Ihre Pressemitteilung ist verfasst und bereit zum Versand. Technisch betrachtet ist das in der heutigen Zeit keine Herausforderung: Sie können die Pressemitteilung einfach per E-Mail an den Empfänger schicken. Der wahre Erfolg all dieser Maßnahmen liegt jedoch nicht nur im Inhalt der Meldung selbst, sondern vor allem in der Wahl des Empfängers. Die Grundlage für diese entscheidende Auswahl bildet ein qualitativ hochwertiger, aktueller und relevanter Presseverteiler. Denn was nützt die beste Pressemitteilung, wenn sie an die falschen Adressaten gerät? Die Effektivität Ihrer Medienkommunikation hängt maßgeblich davon ab, ob Ihre Botschaft bei den richtigen Journalisten und Meinungsmachern landet. Ein sorgfältig zusammengestellter Presseverteiler ist daher von essenzieller Bedeutung.

Wie umfangreich sollte der Presseverteiler sein?

Viel hilft viel? Nein! Auch wenn Datenhändler uns das gerne glauben machen wollen. Ich kann hunderte Medien in meiner Kontaktliste haben, wenn davon aber keines für meine Kunden bzw. potenziellen Kunden interessant ist, erreiche ich nichts. Deswegen: Das A und O eines Presseverteilers ist die Zielgruppe. Stellen Sie sicher, dass der Presseverteiler ausschließlich relevante Fachpublikationen enthält. Überlegen Sie, welche Medien zu Ihrem Unternehmen und Ihren Informationen passen.

Gerade in der Fachpressearbeit sind die großen bekannten Wirtschaftszeitschriften meistens fehl am Platz. Im Gegenteil: kleine, aber dafür zielgruppengenaue Fachmedien verheißen den größeren Erfolg. Ein Beispiel: Wer als mittelständischer Werkzeughersteller Aufmerksamkeit auf seine Produkte lenken will, spricht mit Fachmedien wie „Fräsen + Bohren“ oder „Forum Schneidwerkzeug- und Schleiftechnik“ sicher mehr potenzielle Kunden an als mit der „WirtschaftsWoche“. Unternehmensnachrichten, wie Investitionen in ein neues Firmengebäude, interessiert sicher auch lokale Zeitungen und Wirtschaftszeitschriften, wie etwa das regionale „IHK-Magazin„.

Hinzu kommt, dass Sie in einem Unternehmen durchaus auch mehrere Zielgruppen identifizieren können, die sich für unterschiedliche Fachmedien interessieren. Werkzeug- und Formenbauer informieren sich zum Beispiel bei anderen Fachzeitschriften und Fachportalen als Hersteller von Medizintechnik. Trotzdem können beide zur Zielgruppe eines Werkzeugherstellers gehören, um bei unserem Beispiel zu bleiben.

Aber Vorsicht! Schicken sie nicht jede Pressemitteilung an alle Medien. Die Redakteure der „DeviceMed“ (Fachmedium für Medizintechnik) beispielsweise interessiert es nicht, mit welchen Werkzeugen am besten Automobil-Bauteile hergestellt werden. Schicken Sie den Redakteuren zu oft irrelevante Informationen, erreichen Sie im schlechtesten Fall nur, dass diese Ihre E-Mails einfach löschen, ohne sich die Pressemitteilung genauer anzuschauen. Strukturieren Sie also Ihre Presseverteiler nach Themengebieten und versenden Sie Ihre Pressemitteilungen dementsprechend.

Das gilt sogar innerhalb einer Fachzeitschrift: Deckt eine Fachzeitschrift wie beispielsweise „MM MaschinenMarkt“ oder „Produktion“ ein breites Spektrum ab, sind einzelne Redakteure oft für spezielle Themengebiete wie etwa Zerspanung, Maschinenbau, Instandhaltung etc. zuständig. Derjenige, der die Verteiler pflegt, sollte also recherchieren, welcher Ansprechpartner für welche Themen der passende ist. Und damit wären wir auch schon mitten in der Frage:

Welche Angaben gehören in einen Presseverteiler?

Ein Presseverteiler besteht aus mehr als nur des Fachtitels und der E-Mail-Adresse. Um effektiv damit arbeiten zu können, braucht es etwas mehr:

  1. Das Fachmedium: Neben dem Namen sind auch Informationen zu den Themen und der Zielgruppe des Mediums wichtig, um später den Versand meiner Pressemitteilungen zu selektieren. Interessant ist auch, wie oft das Fachmedium erscheint und ob es sich um ein Online-Portal, eine Fachzeitschrift oder eine andere Publikationsart handelt.
  2. Der Redakteur bzw. die Redakteurin: Wichtig sind der vollständige Name und das Geschlecht, sonst wird es mit einer personalisierten Ansprache schwierig. Listen Sie die Themengebiete auf, auf die sich der Redakteur spezialisiert hat. Das hilft Ihnen, gezielt relevante Journalisten für bestimmte Themen anzusprechen. Auch die Position wie Chefredakteur, freier Mitarbeiter etc. kann interessant sein.    
  3. Die Kontaktdaten: E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind ein absolutes Muss. Nice to have ist die vollständige Adresse. Wenn möglich, sollten der Presseverteiler individuelle Kontaktdaten zu den jeweiligen Redakteuren sein.
  4. Zusätzliche Informationen können die Arbeit mit einem Verteiler und die Verteilung einer Pressemitteilung deutlich erleichtern. Damit können zum Beispiel Streuverluste verringert werden. Hierzu zählen Informationen zu den relevanten Vorlieben oder zur Erreichbarkeit des Kontaktes oder Redaktionsschlüsse für themenrelevante Ausgaben.

In der Regel ist es besser, nicht nur einen Kontakt zu einem Medium im Presseverteiler zu haben. Denn dieser kann auch mal krank sein, hat Urlaub oder hat lediglich einen anderen Themenschwerpunkt. Oft gibt es zum Fachkontakt im Presseverteiler noch eine allgemeine Redaktionsadresse. Wichtig ist jedoch – wie bereits erwähnt – nicht alles einfach an alle Kontakte zu schicken. Wünscht sich die Redaktion, dass Pressemitteilungen ausschließlich an die zentrale Adresse gesendet werden, sollten Sie dies auch unbedingt beachten und nur aufgefordert an die individuellen E-Mail-Adressen schicken.  

So kann die Anzahl der Kontakte, die pro Medium angesprochen werden sollten, stark variieren und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Konzentrieren Sie sich auf Kontakte, die für Ihre Pressemitteilung oder Ihre Nachrichten relevant sind. Es ist besser, eine kleinere Anzahl hochrelevanter Kontakte anzusprechen, als eine große Anzahl von Kontakten, die möglicherweise weniger Interesse an Ihrem Thema haben.

Wie komme ich an Daten?

Einen Presseverteiler erstellen ist vor allem Fleißarbeit. Viele zusätzliche und nützliche Details sind zwar das Ergebnis der praktischen Arbeit mit dem Verteiler, die grundlegenden Daten müssen jedoch schlicht zusammengetragen werden. Bei Recherche der relevanten Fachmedien können zum Beispiel Datenbanken wie „fachzeitungen.de“ helfen. Oder hören Sie einfach mal in Ihrem Unternehmen nach, welche Titel hier gelesen werden. Auch eine einfache Suche bei Google bringt manchmal erstaunliche Ergebnisse.

Die Kontaktdaten herauszufinden ist in der Regel nicht schwierig, da die Medien ja grundsätzlich am Kontakt interessiert sind. Deswegen sind die Kontaktdaten in der Regel frei zugänglich – beispielsweise auf der Website des Mediums oder auch in den Mediadaten. Welche Daten man dort findet, ist jedoch unterschiedlich. Einige Medien veröffentlichen die jeweiligen Ansprechpartner für die verschiedenen Ressorts zusammen mit konkreten Durchwahlnummern und individuellen E-Mail-Adressen. Andere stellen lediglich eine allgemeine Redaktionsadresse zur Verfügung. Hier können Sie gegebenenfalls telefonisch die individuellen Angaben erfragen. Es kann jedoch sein, dass diese nicht herausgegeben werden.

Schreiben Sie nur Redakteure an, von denen Sie wissen, dass sie sich grundsätzlich für das Thema interessieren. Will jemand aus Ihrem Presseverteiler gelöscht werden, sollten Sie dies auch unbedingt machen. Das ist nicht erst seit der DSGVO ratsam. Anzeigenverkäufer und Verlagsmitarbeiter, die nicht in der Redaktion arbeiten, haben im Presseverteiler nichts verloren.

Werden Ihnen Kontaktdaten zum Kauf angeboten, sollten Sie vorsichtig sein. Seriöse PR-Agenturen verkaufen keine E-Mail-Adressen, sondern pflegen Ihre Kontakte und Verteiler über Jahre hinweg.

Nur aktuelle Daten versprechen Erfolg

Sie haben viel Zeit investiert und sich einen passenden Presseverteiler zusammengestellt. Dann können sie sich ja mit etwas anderem beschäftigen. So einfach ist es dann doch wieder nicht. Ein Presseverteiler sollte nicht nur gut organisiert und mit relevanten Medien gefüllt, sondern auch aktuell sein.  Wer die Daten einmal sammelt und anschließend, über Jahre, stur an die dort hinterlegten Kontakte versendet, wird selten mit Erfolg belohnt. Der Medienalltag ist heute sehr schnelllebig. Redakteure können das Medium verlassen, ihr zuständiges Themengebiet wechseln oder auch ihre Kontaktdaten ändern. Ja, sogar ganze Zeitschriften können eingestellt werden. Oder auch neue relevante Medien entstehen. Deswegen sollten Sie den Presseverteiler regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass die Informationen auf dem neuesten Stand sind.

Darüber hinaus sollten Sie regelmäßig die Resonanz der Fachmedien überprüfen. Welche Medien haben wie viele meiner Pressemitteilungen veröffentlicht? Mit dieser Analyse können Sie den Presseverteiler gezielt anpassen und den Erfolg Ihrer Fachpressearbeit.

Sind Presseportale eine Alternative?

Neben dem zielgerichteten Presseverteiler gibt es heute auch noch die Möglichkeit, Ihre Pressemitteilungen in ein Online-Presseportal zu stellen. Online-Presseportale unterscheiden sich in: kostenlose und kostenpflichtige, mit und ohne Anmeldung, themenspezifische und für alle Themen zugängliche Portale. Ob dadurch mehr relevante Medien erreicht werden, ist nicht sicher. Einen positiven Effekt gibt es dennoch: Ihr Unternehmen wird besser in den einschlägigen Suchmaschinen gefunden. Zudem wird Ihre Pressemitteilung bei Google News aufgenommen. Umso wichtiger ist es dann aber auch, dass Ihre Keywords in den Pressemitteilungen zu finden sind.

Presseportale können also eine sinnvolle Ergänzung in der Unternehmenskommunikation sein. Sie sind aber sicher kein Ersatz für den klassischen Presseverteiler, wenn es darum geht mit den relevanten Fachmedien in Kontakt zu treten und im besten Fall dort veröffentlicht zu werden.

Fazit:

Der Aufbau und die Pflege eines qualitativ hochwertigen Presseverteilers sind von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche Medienkommunikation. Es ist wichtig, darauf zu achten, dass der Presseverteiler aktuell und vollständig ist und sich nicht von der bloßen Anzahl der Adressen blenden zu lassen. Werbung von PR-Agenturen, die mit einer Vielzahl von Kontakten prahlen, ohne sich intensiv mit den eigenen Themen auseinandergesetzt zu haben, sollte mit Vorsicht betrachtet werden. Im Zweifelsfall kann die Zusammenarbeit mit einer seriösen PR-Agentur hilfreich sein.

Die genannten Tipps können Ihnen dabei helfen, einen effektiven Presseverteiler für die Fachpressearbeit aufzubauen und zu nutzen. Es ist wichtig, Beziehungen zu pflegen und relevante Inhalte bereitzustellen, um das Interesse der Fachpresse zu wecken und eine positive Berichterstattung zu erzielen. Pressemitteilungen sollten relevante Informationen enthalten, die zum Beispiel auch auf spezifische Branchentrends eingehen. Da Redakteure täglich mit einer Vielzahl von Pressemitteilungen konfrontiert werden, ist es von großer Bedeutung, die Pressemitteilungen kurz, einfach und zielgruppenorientiert zu verfassen. Es ist wichtig, sich in die Rolle eines Redakteurs zu versetzen und die Informationen journalistisch und nicht werblich aufzubereiten.